Subsecção A - Secretaria

A “Mesa” é o órgão gerente eleito em Assembleia Geral, encarregue da gestão administrativa da Irmandade de Nossa Senhora da Oliveira. Na qualidade de membro da “Mesa”, cabe ao escrivão/secretário as tarefas de gestão do expediente administrativo da irmandade.
O art.º 15 do “Compromisso da Irmandade de Nossa Senhora da Oliveira” aprovado a 26 de dezembro de 1911 determina que o “1.º escrivão é obrigado a assistir a todas as reuniões da Mesa e da Assembleia Geral, prestando todos os esclarecimentos que dependerem do arquivo da irmandade, o qual estará debaixo da sua guarda e cumpre-lhe mais: 1.º assinar todas as ordens de pagamento e expedir em nome da Mesa, com prévio acordo d’esta, toda a correspondência; 2.º fazer as atas das sessões quer da Mesa, quer da Assembleia Geral”.
Por sua vez, ao 2.º escrivão, compete ajudar ou substituir o 1.º escrivão na sua ausência.
No art.º 26 dos “Estatutos da Irmandade de Nossa Senhora da Oliveira” aprovado a 10 de fevereiro de 1934 lê-se que compete ao secretário “fazer a escrituração da irmandade”.

Compreende documentação decorrente do expediente administrativo da Mesa da irmandade de Nossa Senhora da Oliveira do Ofício dos Confeiteiros. Inclui, entre outros documentos, vários estatutos, atas e termos das sessões da Mesa da irmandade, correspondência recebida e expedida, processos de aprendizagem e ingresso de irmãos na irmandade, inventários e catálogos de bens e propriedades, processos de assistência e beneficência, várias sentenças cíveis e documentação referente a vários litígios.

No geral a documentação encontra-se em bom estado de conservação. Os livros apresentam encadernações em carneira, cartão, couro, papel, seda crua e pergaminho; a documentação avulsa apresenta encarquilhamento, sinais da ação de insetos bibliófagos, lacunas no papel, foxing e sujidade, entre outros.

Considerando a existência das funções de “tesoureiro” e “escrivão/secretário” na composição da “Mesa” da irmandade, optou-se por discriminar a documentação do expediente administrativo e a documentação resultante das transações financeiras efetuadas pela “Mesa” nas correspondentes subsecções de “Secretaria" e "Tesouraria”.