Subsecção A - Secretaria

A gestão administrativa da Irmandade do Santíssimo Sacramento e Nossa Senhora da Caridade da freguesia de São Nicolau de Lisboa impende sobre a Mesa Administrativa. É na figura do 1.º e do 2.º escrivão que confluem as competências relativas à escrituração e ao expediente da secretaria, à redação das atas das sessões da Mesa Administrativa e à organização, manutenção e conservação de todos os documentos, livros e títulos do cartório os quais entregará em dia ao seu substituto da nova Mesa. Incumbe-lhe de igual modo assistir a todas as sessões da Mesa e substituir o juiz na sua ausência. Este perfil e funções são transversais a todos os compromissos, tendo como referência o de 1857, denotando ligeiras variações, às quais evidenciamos em seguida: no documento normativo de 1888, a fiscalização da escrituração dos serviços cultuais e a do cofre da caridade se distribui ao 1.º escrivão e ao 2.º escrivão, respetivamente, mantendo-se no de 1911 e 1912. Com o estatuto de 1934 vemos as funções do 1.º escrivão e 2.º escrivão serem investidas num único secretário. A restruturação dos estatutos em 1993 não oferece novidade considerável no que tange às competências do secretário, sendo de registar apenas a inscrição nos respetivos livros dos irmãos admitidos e a participação aos interessados. Os estatutos de 2012 não registam qualquer discrepância ou variação em relação ao anterior revogado.

Integra documentação atinente às sessões da Mesa administrativa; diversos inventários patrimoniais; alvarás; correspondência expedida e recebida, bem como copiadores; processos de irmãos (matrículas e admissões, relações de irmãos falecidos e efetivos, requerimentos, patentes); processos de assistência e beneficência abrangendo tanto irmãos e viúvas de irmãos pobres como paroquianos pobres os quais se traduzem em requerimentos, registos de matrículas, receituários, papeletas dos irmãos doentes, entre outros; documentação referente a processos com obras efetuadas no edifício da Igreja de São Nicolau, mas também nas propriedades rústicas e urbanas pertencentes à irmandade; documentação relativa à gestão e encargos com legados pios e capelas; e também processos relativos a causas judiciais (com inquilinos, foreiros, devedores, herdeiros, outras entidades congéneres e/ou religiosos).

No geral a documentação encontra-se em bom estado de conservação. Os livros apresentam encadernações em seda crua ou seda crua e pele trabalhada na lombada e/ou nas pontas, papel ágata, carneira, pergaminho e papel marmoreado. Algumas encadernações apresentam deterioração por o tecido estar a descolar-se e o cartão da parte da lombada apresentar rasgos superficiais e/ou lacunas na pele, alguns fólios estão a soltar-se do corpo do livro, sujidade, foxing, sinais da ação de bibliófagos; dobras, vincos, borrões de tinta, entre outras; a documentação avulsa apresenta foxing, sujidade, borrões de tinta, pequenos rasgos nas extremidades, por vezes com perda de informação, trespasse de tinta, encarquilhamento, vincos, dobras nas pontas, excrementos de inseto, lacunas no papel, por vezes com perda de informação, perda parcial de contraste da mancha gráfica com diminuição da legibilidade; sinais da ação de bibliófagos e de roedores, manchas de veículo aquoso, indícios de exposição ao fogo, entre outras.

IRMANDADE DO SANTÍSSIMO SACRAMENTO DA PAROQUIAL IGREJA DE S. NICOLAU - Compromisso da Irmandade do Santíssimo Sacramento e Nossa Senhora da Caridade da Igreja Paroquial de S. Nicolau de Lisboa. Lisboa : Typ. da Sociedade Typographica Franco-Portugueza, 1865. (PT-PSN-ISSNC/A/A/01/011). . Compromisso da Irmandade do Santíssimo Sacramento da Paroquial Igreja de S. Nicolau da cidade de Lisboa. Lisboa : [s.n.], 1768. (PT-PSN-ISSNC/ISS/A/A/01/001).
IRMANDADE DO SANTÍSSIMO SACRAMENTO E DE NOSSA SENHORA DA CARIDADE DA FREGUESIA DE S. NICOLAU DA CIDADE DE LISBOA - Compromisso da Irmandade do Santíssimo Sacramento e Nossa Senhora da Caridade da freguesia de S. Nicolau da cidade de Lisboa. Lisboa : Typographia Universal, 1889. (PT-PSN-ISSNC/A/A/01/007). . Compromisso da Irmandade do Santíssimo Sacramento e Nossa Senhora da Caridade da freguesia de S. Nicolau da cidade de Lisboa. Lisboa : [s.n.], 1870. (PT-PSN-ISSNC/A/A/01/016). . Estatutos da Irmandade do Santíssimo Sacramento e Nossa Senhora da Caridade da freguesia de S. Nicolau de Lisboa. Lisboa : [s.n.], 1911. (PT-PSN-ISSNC/A/A/01/013). . Estatutos da Irmandade do Santíssimo Sacramento e Nossa Senhora da Caridade da freguesia de S. Nicolau de Lisboa. Lisboa : Typographia Belenense, 1912. (PT-PSN-ISSNC/A/A/01/009). . Estatutos da Irmandade do Santíssimo Sacramento e Nossa Senhora da Caridade da freguesia de S. Nicolau de Lisboa. Lisboa : [s.n.], 1934. (PT-PSN-ISSNC/A/A/01/012). . Estatutos da Irmandade do Santíssimo Sacramento e Nossa Senhora da Caridade. Lisboa : [s.n.], 1993. (PT-PSN-ISSNC/A/A/01/005). . Estatutos da Irmandade do Santíssimo Sacramento e de Nossa Senhora da Caridade da freguesia de S. Nicolau da cidade de Lisboa. Lisboa : [s.n.], 2012. (Não integra o acervo). . Regulamento interno da Irmandade do Santíssimo Sacramento e de Nossa Senhora da Caridade da freguesia de S. Nicolau da cidade de Lisboa. Lisboa : [s.n.], 1871. (PT-PSN-ISSNC/A/A/01/010).

Considerando a existência das funções de "secretário" e de "tesoureiro" na composição das mesas administrativas da irmandade, optou-se por discriminar a documentação do expediente administrativo e a documentação resultante das transações financeiras, nas correspondentes subsecções de "Secretaria" e "Tesouraria".

Esta subsecção sucede as subsecções “Secretaria” existentes no subfundo da Congregação de Nossa Senhora da Caridade e subfundo da Irmandade do Santíssimo Sacramento. Contém documentação gerada após a união das irmandades através do “Compromisso da Irmandade do Santíssimo Sacramento e Nossa Senhora da Caridade da freguesia de São Nicolau da cidade de Lisboa”, aprovado em 1857. (PT-PSN-ISSNC/A/A/01/011).

A análise realizada não permitiu subordinar alguns documentos aos subfundos da Irmandade do Santíssimo Sacramento e da Congregação de Nossa Senhora da Caridade. Optou-se, neste contexto, por associar alguns documentos anteriores à união das irmandades, em 1857, ao fundo da Irmandade do Santíssimo Sacramento e Nossa Senhora da Caridade.