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O cardeal-patriarca, depois de ter exposto a sua ideia e obtido o apoio do Episcopado, dirigiu-se por carta em 23 de abril de 1937 ao Diretor Nacional do Apostolado da Oração, dando-lhe conhecimento, e ao Diretor Diocesano de Lisboa, P. Sebastião Pinto, determinando que o Secretariado do Apostolado da Oração de Lisboa, “deverá funcionar como Secretariado nacional da obra do Monumento ao Divino Coração a erigir em Lisboa em nome da nação Portuguesa”. A carta ao P. Sebastião foi remetida por um ofício do Secretário Particular de D. Manuel Gonçalves Cerejeira, comunicando que os fundos recolhidos deveriam ser depositados na Cúria Patriarcal, em harmonia com o que estava disposto para as Corporações Fabriqueiras.
Pondo em prática a decisão do cardeal-patriarca, o P. Sebastião elaborou as primeiras normas de organização do Secretariado Nacional, remetidas aos diretores do Apostolado da Oração e aos párocos de todas as dioceses. Nelas dispunha:
“I - O Secretariado Nacional, é formado pelo Diretor Diocesano do Apostolado da Oração no Patriarcado, com o Conselho Diocesano composto dos presidentes das três secções dos centros do A.O. na cidade de Lisboa – Senhoras, Homens e Cruzada Eucarística das Crianças. Tem secretaria e tesouraria próprias”
“II - Compete-lhe: 1º orientar e concentrar os esforços de toda a nação; 2º Promover em todo o Portugal a propaganda tanto falada, por meio de conferências, como escrita, por meio de folhetos, cartazes, estampas, jornais, etc.
III - recolher os fundos necessários, e para esse fim editar as listas de subscritores
IV - Fixar os prazos do envio das quotas ao Secretariado Nacional.”
A esta estrutura, juntou-se, de maneira informal, um órgão que designaremos por Sector técnico e artístico, que começou por integrar o arquiteto António Lino, que logo em agosto de 1938 foi visitar o terreno e fez a estimativa da altura da estátua e dos respetivos custos, tendo sido também encarregue de desenhar os cartazes e quadros para propaganda. O Eng.º Francisco de Mello e Castro juntou-se à equipa posteriormente, em 1949.
O Secretariado foi criado por um simples ofício, tendo-se extinguido pelo falecimento do seu diretor. Estas características devem-se ao facto de o cardeal-patriarca e o P. Sebastião terem pensado inicialmente que seria possível realizar a subscrição em pouco tempo, não tendo uma noção clara dos custos, nem prevendo a eclosão da 2ª Guerra Mundial.
Esta estrutura orgânica manteve-se inalterada ao longo do tempo, tendo no entanto havido projetos que foram abandonados, tais como a criação de uma Comissão Técnica, com maior número de colaboradores e com o fim de lançar um concurso para a construção do monumento ou ainda a criação de um órgão mais amplo que o Secretariado, que se designaria Junta Nacional Promotora do Monumento Nacional a Cristo Rei, referido na carta nº 46 do P. Sebastião.
Além da subscrição geral lançada em abril de 1937 e que continuou a receber ofertas até 1975, o Secretariado tomou diversas iniciativas para recolher fundos junto de sectores específicos entre os católicos e a sociedade portuguese em geral, designadamente:

• 16 de maio de 1937 – Circular do P. Sebastião dirigida a todos os prelados do Mundo Português.
• Outubro de 1937 – Circular pedindo o apoio dos intelectuais e altos valores católicos;
• 1938 – Campanha junto do clero português.
• 1938 – Campanha das joias simbólicas dirigida às senhoras.
• Novembro e dezembro de 1938 – Novena das joias.
• 29 de novembro de 1939 – “Pedras Pequeninas” foi a designação para uma das mais emblemáticas campanhas do Secretariado, dirigida às crianças. Teve origem numa ideia do P. Sebastião, com base na sua experiência de diretor diocesano da Cruzada Eucarística das Crianças, secção do Apostolado da Oração. A ideia foi exposta ao cardeal-patriarca (cf. carta nº 021, de 29 de novembro de 1939). O secretariado enviava a paróquias e colégios cartazes e gravuras adequados a um público infantil, pedindo a sua contribuição, sendo esta entregue de maneira solene, no dia da festa dos Santos Inocentes em dezembro de cada ano e depois remetida ao Secretariado pelos párocos e responsáveis dos colégios. Para reforçar esta campanha, a colaboradora do Secretariado, D. Maria Belarmina de Vasconcelos e Sousa, presidente da Comissão Diocesana da Guarda, lançou a ideia de realizar cortejos infantis que consistiam na oferta de géneros que eram transportados em cortejo pelas crianças e depois leiloados para obter dinheiro. Esta iniciativa começou na Guarda no Natal de 1952.
• Em 1950 por sugestão do Eng. Francisco de Melo e Castro, foi lançado o Plano Trienal, (exposto pela carta nº 057 de 4 de janeiro de 1950, aprovado e abençoado pelo cardeal-patriarca em fevereiro de 1950) que consistia num esforço final de três anos de recolha de ofertas com o recurso a uma estrutura de auxiliares voluntários.
• Em 1951 o arcebispo de Mitilene concedeu Carta Credencial a um grupo de senhoras para recolherem ofertas nas instituições bancárias e empresas.
  Para divulgar as suas ações, o Secretariado recorreu à realização de palestras, recitais e saraus transmitidos pela Emissora Nacional e pela Rádio Renascença. Uma das mais memoráveis destas ações foi a sessão realizada no Teatro D. Maria II em 28 de junho de 1957.
  O Eng. Francisco de Mello e Castro tomou a iniciativa de inscrever o Secretariado na AIPE, para que pudesse participar no congresso internacional desta associação, realizado em Lisboa em 1956, e para que fosse incluída no programa dos trabalhos uma visita dos participantes ao Monumento em construção dando à obra uma visibilidade a nível mundial nos meios especializados da engenharia.
  O P. Sebastião Pinto visitou todas as dioceses de Portugal e fez uma viagem ao Rio de Janeiro onde contactou os respetivos bispos, padres e leigos. Pregou inúmeras vezes em Igrejas, de Norte a Sul de Portugal. Nalgumas destas viagens de propaganda e divulgação foi acompanhado pela sua secretária – D. Guilhermina de Vasconcelos e Sousa.
  A partir de 7 de maio de 1938 o Secretariado iniciou a edição de uma publicação periódica, o jornal O Monumento, que se publicou até 1962. Ao mesmo tempo manteve uma constante produção de cartazes, pagelas, registos, gravuras e circulares informativas.
  A partir de 1937 foi iniciada uma série de recortes de jornais e a partir de 1949 foram registados em fotografias todos os acontecimentos relativos ao Santuário. Este registo fotográfico servia para a construção de uma memória controlada e para a propaganda, uma vez que as fotografias eram enviadas aos órgãos de comunicação para serem publicadas.
  O Sector Técnico e Artístico extinguiu-se em 1962, por já ter cumprido a sua missão. O Arq. António Lino tinha falecido no ano anterior e em 1962 o Eng. Francisco de Mello e Castro passou a colaborar com o Santuário com funções de apoio técnico.
  Por carta de 1962 do cardeal-patriarca (cf. O Monumento nº 32, maio de 1962) o Secretariado, recebeu o encargo de promover o culto permanente de devoção reparadora ao Santíssimo Coração de Jesus no Santuário, fazendo a propaganda e coordenando a organização das peregrinações. Exercendo estas funções, o Secretariado continuou a funcionar até pelo menos 1975. Não se encontram no arquivo documentos com data posterior a dezembro de 1974 assinados pela empregada Maria Arminda de Jesus. O último documento existente data de 8 de janeiro de 1975, sendo assinado por Maria João Carvalho, figura sobre a qual não conseguimos obter informações. O seu encerramento terá ocorrido com o falecimento do P. Sebastião Pinto em janeiro de 1976.
  A sede do Secretariado foi durante todo o período do seu funcionamento na R. dos Douradores nº 57, nas dependências da Igreja de S. Nicolau. Durante um curto período em fins de 1951, início de 1952, colocou-se a hipótese de se mudar para outras instalações devido a um conflito com o pároco, P. Gustavo Almeida, mas por intervenção do cardeal-patriarca tudo se resolveu. Nesse local o Secretariado começou por ocupar um pequeno espaço que incluía um vão de escada e, a partir de 1952 e até cerca de 1962, foi-lhe concedido pelo prior o cartório dos párocos anexo à sacristia que tinha sido convertida em museu, um espaço que serviu principalmente para a expedição de jornais e para escritório dos engenheiros.

O diretor e colaboradores do Secretariado
Sendo o Secretariado uma pequena estrutura orgânica, torna-se muito importante para compreender o seu funcionamento e o arquivo que produziu, conhecer os autores da documentação que, tal como a estrutura orgânica, se mantiveram constantes ao longo do tempo. Foram eles:

• P. Sebastião Pinto da Rocha, S.I. (Monserrate, Viana do Castelo, 30-04-1884 - Lisboa, 29-01-1976). Foi o diretor do Secretariado. O arquivo do Santuário testemunha o seu empenho no registo e prestação de contas; chegou mesmo a haver planos para elaborar uma estatística do valor das ofertas de cada uma das paróquias do país. Este seu empenho levou-o a escrever 148 cartas ao cardeal-patriarca D. Manuel Gonçalves Cerejeira, entre 4 de agosto de 1937 e 14 de outubro de 1967, onde relatava minuciosamente todas as atividades do Secretariado. Sempre que enviava cartas com anexos ao cardeal-patriarca, pedia com insistência que lhe fossem devolvidos os referidos anexos. Provavelmente por estes pedidos algumas vezes não terem sido satisfeitos pelos secretários do Cardeal, passou a enviar cópias e a guardar os originais. Enquanto estava a escrever o livro Monumento Nacional a Cristo Rei: memória histórica, tentou saber do paradeiro da documentação da Comissão Central para a Inauguração do Monumento Nacional a Cristo Rei que tinha sido presidida pelo Eng. Francisco de Melo e Castro e de outra documentação existente em vários locais, nomeadamente em Braga. O P. Sebastião foi fundamental para termos hoje um arquivo que resistiu ao tempo e às transferências de lugar, mantendo uma apreciável integridade. No fundo constituído pela documentação pessoal do P. Sebastião pode ser lida uma nota biográfica mais desenvolvida.
• D. Maria Guilhermina de Vasconcelos e Sousa (Santos-o-Velho, Lisboa, 04-03-1899 - Lisboa, 18-01-1961). Irmã mais nova do 2º Marquês de Santa Iria. Colaborou desde cedo e com grande entrega no Secretariado do Apostolado da Oração, mantendo essas suas funções depois da criação do Secretariado do Monumento. Dedicou-se com grande energia e fervor a esta nova obra, exercendo as funções correspondentes a secretária da Direção, Chefe de Secretaria e Tesoureira, tendo a sua dedicação e competência originado um sistema arquivístico de grande qualidade. Todos os anos no início das férias apresentava pessoalmente ao cardeal Cerejeira os livros de registo do caixa (série PT-SCR/SNMCR/C/05). Sempre desejou entrar para uma congregação religiosa, pensando fazê-lo naquela que seria fundada pela irmã do P. Sebastião, só sendo impedida pela morte repentina.
• D. Maria da Conceição Homem Machado Pizarro de Mello (14-08-1897 – [?]) – Exerceu a função de apoio de Secretária Nacional da Propaganda. Colaborou desde o princípio nas ações de propaganda, subscrevendo, juntamente com outras senhoras, diversas circulares, entre elas as relativas à campanha das Pedras preciosas simbólicas ou a circular convocando a primeira reunião das senhoras propagandistas do Plano Trienal. Distinguiu-se principalmente na implementação do Plano Trienal na diocese de Lisboa, nomeadamente nos trabalhos de instalação das comissões de Zona onde teve que selecionar e recrutar centenas de senhoras, tratar diretamente com cada uma e promover a reunião de cada grupo com a sua respetiva chefe nos locais combinados. Só na cidade de Lisboa instalou e acompanhou os trabalhos de doze comissões de zona, agrupando um total de mais de duzentas senhoras. Nas reuniões gerais anuais das senhoras propagandistas lia o relatório da campanha em Lisboa e no Patriarcado, referindo os êxitos, deficiências, as aspirações e projetos de novos empreendimentos. Organizou e participou em numerosas palestras na rádio e acompanhou o P. Sebastião Pinto nalgumas das visitas às dioceses.
• Maria Eugénia – Nada sabemos da biografia desta funcionária que trabalhou do Secretariado, com vencimento, desde abril a dezembro de 1938.
• Maria Arminda de Jesus – Não conseguimos obter dados biográficos desta figura, mas pela análise da documentação sabemos que trabalhou no Secretariado desde janeiro de 1939 até 1974, com vencimento, ajudando D. Guilhermina de Vasconcelos e Sousa nos trabalhos da Secretaria e da Tesouraria e sucedendo-lhe em parte das suas funções, depois de 1961 e assegurando o funcionamento do Secretariado quase até ao fim.
• António Lino (Santos-o-Velho, Lisboa, 01-05-1910 – 14-01-1961). Arquiteto e decorador, formou-se em arquitetura na Escola de Belas Artes de Lisboa, tendo elaborado numerosos projetos de arquitetura, tanto em residências particulares, como obras oficiais. Refira-se a remodelação de interiores do edifício da Assembleia Nacional, residência oficial do Presidente do Conselho (1936/37), o projeto do Laboratório Nacional de Energia Nuclear em Sacavém e os edifícios do Espelho de Água e do Museu de Arte Popular para a exposição do Mundo Português de 1940 (em colaboração com Cottineli Telmo). Trabalhou diversas vezes com a Igreja Católica, destacando-se nesse âmbito o Seminário de Leiria, a remodelação do Hospital Velho em Fátima e a conceção da colunata no mesmo Santuário, a Igreja de S. João de Deus em Lisboa e o Pedestal do Monumento a Cristo Rei.
• Eng.º D. Francisco de Mello e Castro (Sintra, 15-09-1911 – 30-10-1978). Licenciado em Engenharia Civil pelo Instituto Superior Técnico, foi Diretor-Geral do Metropolitano de Lisboa de 1947 a 1954 e Presidente do seu Conselho de Administração de 1954 a 1972. Foi também: administrador delegado da CP entre 1950 e 1953, presidente do Conselho de Administração da TAP de 1953 a 1956 e finalmente Administrador da Sociedade do Estoril de 1973 a 1975. Foi personalidade muito importante para as duas instituições que estudamos, tendo para o Secretariado acompanhado gratuitamente a execução das obras durante dez anos e depois, para o Santuário, feito assessoria técnica, nos mesmos moldes até falecer. Além disso foi o Presidente da Comissão Central das Festas de Inauguração, conjuntamente com o arcebispo de Mitilene, bispo auxiliar de Lisboa, e presidiu à Comissão de Transportes, de serviços de iluminação e de som junto ao Monumento.

Atos episcopais e regulamentos relativos ao Secretariado

• 30 de outubro de 1932 – Decreto do cardeal-patriarca: aprova e promulga o regulamento das Corporações Fabriqueiras e manda que o mesmo seja publicado na Vida Católica.
• 2 de fevereiro de 1936 – Alocução do cardeal-patriarca ao 1º Congresso Diocesano de Lisboa do Apostolado da Oração.
• Junho de 1936 – Conclusões conjuntas do 1º Congresso Diocesano de Lisboa e do 2º Congresso de Braga do Apostolado da Oração.
• Fevereiro de 1937 – Pastoral coletiva para a Quaresma de 1937, sobre o comunismo e alguns males da hora presente.
• 22 de abril de 1937 – Ofício do cardeal-patriarca ao Diretor Diocesano do Apostolado da Oração criando o Secretariado Nacional da obra do Monumento ao Divino Coração.
• 26 de maio de 1937 – Normas de organização do Secretariado Nacional elaboradas pelo P. Sebastião Pinto.
• 25 de agosto de 1937 – Aprovação pelo cardeal-patriarca da Oração pelo Monumento.
• 7 de maio de 1938 – Bênção do jornal O Monumento pelo cardeal-patriarca.
• 20 de abril de 1940 – Voto do Episcopado no sentido de favorecer e promover a ereção de um monumento ao Sagrado Coração de Jesus em Lisboa se Portugal fosse preservado da guerra.
• 17 de novembro de 1941 – Aprovação pelo cardeal-patriarca da Oração das crianças.
• 18 de janeiro de 1946 – Pastoral coletiva do Episcopado Português. Revela o Voto do Episcopado de erguer o monumento.
• Natal de 1949 – Pastoral coletiva do Episcopado Português.
• Fevereiro de 1950 – Aprovação e Bênção do Plano Trienal pelo cardeal-patriarca.
• Maio de 1951 – Deliberação dos bispos, no termo do retiro na Cova da Iria, sobre a nomeação das comissões de propaganda do Plano Trienal.
• Junho de 1951 – Nomeação da Comissão Nacional do Plano Trienal pelo cardeal-patriarca.
• Novembro de 1951 – Nomeação da Comissão Diocesana do Plano Trienal pelo cardeal-patriarca.
• 1 de junho 1952 – Exortação do bispo da Guarda.
• 19 de junho 1954 – Provisão do bispo de Coimbra.
• 13 de dezembro 1954 – Provisão do bispo de Lamego.
• 18 de dezembro 1954 – Exortação Pastoral do arcebispo de Braga, D. António Bento Martins Júnior.
• 7 de março 1955 – Provisão do Perfeito Apostólico da Guiné, Monsenhor Martinho da Silva Carvalhosa.
• 24 de junho de 1955 – Exortação e apelo do cardeal-patriarca pedindo a todos os católicos a contribuição para a coleta feita nas missas do Patriarcado.
• 25 de junho de 1955 – Provisão transferindo o peditório destinado ao Monumento a Cristo Rei para as missas do dia 3 de julho.
• 6 de junho de 1956 – Exortação pastoral de D. Manuel Trindade Salgueiro, arcebispo de Évora, acerca da construção do Monumento a Cristo Rei.
• 7 de junho de 1956 – Carta do cardeal-patriarca ao seu clero sobre o peditório nacional do dia 1 de julho.
• 28 de junho de 1956 – Mensagem dirigida aos portugueses de todo o mundo sobre o peditório do dia 1 de julho: “O sentido do Monumento Nacional a Cristo Rei”.
• 28 de junho 1957 – Alocução do cardeal-patriarca na Sessão de arte realizada no Teatro Nacional D. Maria II.
• Maio de 1962 – Carta do cardeal-patriarca (cf. O Monumento, nº 32, maio de 1962) encarregando o Secretariado de promover o culto permanente de devoção reparadora ao Santíssimo Coração de Jesus, no Santuário, fazendo a propaganda e coordenando a organização das peregrinações.

A criação do Secretariado Nacional da Ação Social e Caritativa (SNASC) resultou de deliberação da Assembleia Plenária da Conferência Episcopal Portuguesa, em novembro de 1982. Até então, os serviços de secretariado da Comissão Episcopal da Ação Social e Caritativa terão sido assegurados pela Cáritas Portuguesa. O Pe. José Mendes Serrazina já acumulava, desde 1981, a função de secretário daquela Comissão Episcopal e o cargo de assistente nacional da Cáritas Portuguesa, para o qual havia sido nomeado em 1974. Em 1982, a Assembleia dos Bispos Portugueses também nomearia o Pe. Serrazina como diretor do novo Secretariado. A Comissão Episcopal era presidida por D. António Marcelino (1981-1987), sucessor, nesta função, de D. Manuel Martins (1975-1981) e D. Manuel Falcão (1968[?]-[?]). Da atuação inicial do SNASC, destacam-se a promoção das Semanas Nacionais de Pastoral Social (desde 1983), um inquérito sobre a organização da pastoral social e instituições sócio-caritativas nas diferentes dioceses (1987), a realização de encontros anuais de secretariados diocesanos e a execução de um inquérito às instituições e grupos de ação social da Igreja (1995-1998), neste caso em colaboração com a Universidade de Évora e sob a responsabilidade da Conferência Episcopal Portuguesa. Em 1990, o Pe. Álvaro Pereira de Jesus substituiria o Pe. José Mendes Serrazina nas funções de secretário da Comissão Episcopal e de diretor do Secretariado, assim como na própria Cáritas Portuguesa.

O Secretariado das Novas Igrejas do Patriarcado (SNIP), criado em 1961 em resposta aos desafios levantados pelo território urbano em rápida expansão, foi um gabinete de características únicas no nosso país, tendo seguido os passos de outras estruturas europeias similares, em particular o “Centro di Studio e Informazione per l’Architettura Sacra”, de Bolonha, como consequência do estágio ali efetuado em 1960 pelo arquiteto Diogo Lino Pimentel, com o apoio da Fundação Calouste Gulbenkian. De Bolonha, o SNIP herdou uma matriz de intervenção atenta às dinâmicas urbanas e sociais próprias de um território em expansão e reestruturação, associada à tradução de conceitos pastorais numa arquitetura integrada nas características formais de cada local.
A criação do SNIP marcou o início de uma época de construção de edifícios religiosos sem paralelo na história da arquitetura portuguesa. Ao longo de cinco décadas, que acompanharam os episcopados dos Cardeais Cerejeira (1929-71), Ribeiro (1971-98) e Policarpo (1998-2013), o SNIP fez consultadoria, elaborou pareceres, planeou território, projetou igrejas novas e interveio em antigas, contabilizando-se hoje mais de 200 obras e projetos que conheceram aquele serviço. Dentre este vasto conjunto, ganham particular interesse histórico e social, as capelas-salão, de que se construíram cerca de 30 unidades em 19 concelhos distintos.
Na sequência da criação das dioceses de Santarém e de Setúbal, em 1975, a documentação do arquivo do SNIP relativa a projetos e obras situados no território que passou do Patriarcado para essas dioceses foi também ela transferida para os respetivos arquivos diocesanos.
O SNIP esteve ativo até 2014.